เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010. Training Service ICT Center. Training Service ICT Center

Transcription

1 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010

2 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 สารบ ญ เร อง หน า 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การบ นท กเอกสาร การใช งานแผ นงานและตาราง การทางานก บแผ นงาน (Sheet) การเล อกช วงข อม ล การใช งานตาราง การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท กาหนด การลบร ปแบบข อม ลท กาหนดเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การทางานก บกราฟ การสร างกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ การใช งานส ตรและฟ งก ช น... 16

3 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel การใส ส ตรคานวณปกต ลาด บความสาค ญของเคร องหมายทางการคานวณ การคานวณหาผลรวม การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร การเร ยงลาด บข อม ล ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น การเร ยงลาด บข อม ลในช วงหร อตาราง การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน การกรองข อม ล การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ทาการกรอง (Filter) ไว การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การปร บแต งแผนภ ม แบบ Sparklines การปร บแนวโน มของแผนภ ม... 28

4 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 1 1. ความร เบ องต นเก ยวก บการใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 2010 โปรแกรม MS Excel 2010 เป นโปรแกรมประเภท Spread sheet ท ม ประส ทธ ภาพ ช วยให สามารถสร าง และจ ดร ปแบบกระดาษทาการ หร อตารางคานวณ รวมถ งการว เคราะห และใช ข อม ล ร วมก น ด วยร ปแบบของ User Interface แบบใหม ท เน นผลล พธ ทาให สามารถใช งานโปรแกรมได สะดวก และง ายมากข น ท งย งได ผลล พธ ได ตรงตามต องการมากข นอ กด วย 1.1 ม อะไรใหม ใน Microsoft Excel สร างแผนภ ม ข อม ลไว ในเซลล เด ยว ด วยเส นแบบประกายไฟ ซ งเป นค ณล กษณะใหม ใน Excel 2010 ทาให สามารถสร าง แผนภ ม เล กๆ ไว ในเซลล เพ ยงเซลล เด ยวได เพ อให สามารถค นพบร ปแบบในข อม ลของเราได อย าง รวดเร ว ซ งเป นว ธ ท ง าย และรวดเร วในการเน นแนวโน มข อม ลสาค ญๆ เช น การเพ มข นหร อลดลง ตามช วงเวลา 2. ม งเข าหาจ ดข อม ลท ถ กต องอย างรวดเร ว ใน Excel 2010 ม การปร บปร งต วกรองแบบใหม ท น าสนใจ ด วยค ณล กษณะต วแบ ง ส วนข อม ลช วยให แสดงข อม ลได หลากหลาย ด วยม มมอง PivotTable และ PivotChart สามารถแบ ง ส วน และกรองข อม ลแบบไดนาม กเพ อแสดงข อม ลได ตรงตามท ต องการ ด วยต วกรองการค นหาใหม น จะใช เวลาน อยลงในการกล นกรองช ดข อม ลขนาดใหญ ในตาราง และในม มมอง PivotChart และ PivotTable และม เวลาเพ มข นสาหร บการว เคราะห ข อม ล

5 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 2 3. เข าถ งกระดาษคานวณของค ณได จากท กท เราสามารถเข าถ ง Workbook หร อกระดาษท าการผ านระบบออนไลน ได โดยสามารถด และแก ไข ได จากท กแห งโดยใช คอมพ วเตอร เคร องใดก ได หร อใช โทรศ พท ท ใช Windows ด วย Excel 2010 โดยจะได ร บประโยชน จากการใช งานกระดาษค านวณท ด ท ส ดระหว างหลากหลาย อ ปกรณ และต างสถานท เช น Microsoft Excel Web App แก ไขสม ดงานในเว บเบราว เซอร ได เม อเราไม อย ท สาน กงาน บ าน หร อโรงเร ยน โดยไม พลาดการทางาน Microsoft Excel Mobile 2010 สามารถดาเน นการได ท นท เม อจาเป นด วย Excel ร น สาหร บโทรศ พท เคล อนท ซ งทางานผ านสมาร ทโฟนได 4. เช อมต อ แบ งป น และทางานร วมก น การสร างเอกสารร วมก นโดยใช Microsoft Excel Web App ท าให สามารถแก ไขกระดาษท า การหร อตารางค านวณเด ยวก นก บผ อ นไปพร อมๆ ก นได จากคนละต าแหน งท ต ง สามารถเห นได ว า ใครก าล งท างานบน Workbook พร อมก นก บเรา ท งย งมองเห นการเปล ยนแปลงท ผ อ นกระท าได ในท นท และด วยจานวนผ แก ไขในสม ดงานท แสดงอย บนแถบสถานะ ท าให เราทราบว าม ใครอ กบ าง ท กาล งแก ไขสม ดงานพร อมก นก บเรา

6 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 3 5. เพ มความซ บซ อนให ก บงานนาเสนอข อม ล การจ ดร ปแบบตามเง อนไขใน Excel 2010 ให เราสามารถควบค มล กษณะ และไอคอนได มากข น ม แถบข อม ลท ปร บปร งใหม และความสามารถในการเน นรายการท ต องการด วยการคล ก เพ ยงไม ก คร ง สามารถแสดงแถบข อม ลส าหร บค าลบเพ อแสดงภาพข อม ลได อย างถ กต องแม นย า ย งข นด วย 6. ใช ประโยชน จาก PivotChart ท เป นแบบโต ตอบและไดนาม กมากข น

7 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 4 ด วยความสามารถในการแสดงม มมองข อม ลท หลากหลาย ท าให รวบรวมรายละเอ ยดได อย างรวดเร ว โดยตรงใน PivotChart โดยไม ข นก บม มมอง PivotTable เพ อว เคราะห และจ บภาพท โดดเด นท ส ดของต วเลขท ต องการ 7. ทางานต างๆ ได รวดเร ว และง ายข น ใน Excel 2010 ม ม มมอง Microsoft Office Backstage เข ามาแทนท เมน แฟ มแบบเด ม เพ อให สามารถบ นท ก ใช งานร วมก น พ มพ และแบ งป นกระดาษทาการได ด วยการคล กเพ ยงไม ก คร ง และด วย Ribbon ท พ ฒนาข น สามารถเข าถ งค าส งได เร วย งข น โดยการก าหนดแท บเองหร อสร าง แท บของเราเอง เพ อปร บแต งการใช งานให เหมาะก บล กษณะการทางานของแต ละคนได 8. ใช ประโยชน จากความสามารถท ส งข นในการสร างกระดาษคานวณท ม ขนาดใหญ และซ บซ อนมากย งข น

8 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 5 ด วยค ณประโยชน ส าหร บผ ใช งานข นส ง และน กว เคราะห ด วย Excel 2010 ร น 64 บ ต จะ สามารถว เคราะห ข อม ลจ านวนมหาศาลได ง ายข นอย างไม เคยเป นมาก อน ว เคราะห ช ดข อม ลท ซ บซ อนและม ขนาดใหญ กว าข ดจาก ด 2 ก กะไบต ของ Excel ร นก อนหน า 9. ประกาศและใช งานร วมก นผ าน Excel Services การรวม SharePoint Server 2010 และ Excel Services ทาให ผ ใช ด านธ รก จสามารถใช งานการว เคราะห และผลล พธ ร วมก นท วท งองค กรได โดยการประกาศกระดาษคานวณลงในเว บ สร างแดชบอร ดข าวกรองธ รก จและใช งานข อม ลทางธ รก จท สาค ญร วมก นก บผ ร วมงาน ล กค า และค ค าทางธ รก จได กว างขวางข นภายใต สภาพแวดล อมท ม การพ ฒนาด านความปลอดภ ย 1.2 เร มใช งานโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การเร มใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office 3. เล อก Microsoft Office Excel 2010 จะเป ดให ใช งานได ท นท 1.3 ส วนประกอบของหน าจอโปรแกรม ก อนท จะเร มทางานก บโปรแกรม Microsoft Office Excel จะต องร จ กก บส วนประกอบของ หน าจอโปรแกรมก อน เพ อจะได เข าใจถ งส วนต างๆ ได ง ายข น ด งน Back State Quick Access Toolbar Title bar แถบ Ribbon Name box Formula bar Worksheet Active cell Sheet Tab - Files Back State เป นป มคาส งเก ยวก บการทางานของแฟ มงาน เช น New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

9 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 6 - Quick Access Toolbar เป นแถบเคร องม อให เร ยกใช งานได อย างรวดเร ว ผ ใช สามารถ เพ มป มคาส งท ใช งานบ อยๆ ไว ในแถบเคร องม อน ได - Title bar แถบแสดงช อโปรแกรมและช อไฟล ป จจ บ นท เป ดใช งานอย - แถบ Ribbon เป นแถบท รวบรวมคาส งต างๆ ของเมน หร อท ลบาร เพ อให ผ ใช เล อกใช งาน ง ายข น - Name box แสดงตาแหน งเซลล ป จจ บ น - Formula bar แถบแสดงส ตรคานวณหร อข อม ลท พ มพ เข าไป - Active cell เซลล ป จจ บ นท กาล งทางานอย - Worksheet พ นท ใช งานของโปรแกรม 1.4 การเพ มป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท ต องการใช งานบ อยๆ โดยเราสามารถเพ มเข ามาใน Quick Access Toolbar ได ม ข นตอนด งน 1. คล กป มล กศรลงของ Quick Access Toolbar จะ ปรากฏคาส งให เล อกใช และเล อกท More Commands เล อกคาส งท ต องการใช บ อย เช น New, Open, Print Preview, Quick Print, ฯลฯ 1.5 การยกเล กป มท ลบาร ใน Quick Access Toolbar ป มท ลบาร ท เพ มเข ามาแล วไม ต องการใช งาน ค ณสามารถยกเล กออกได ม ข นตอนด งน

10 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 7 1. คล กขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาส งให เล อกใช 2. หากต องการยกเล กป มท ลบาร ให เล อกคาส ง Remove from Quick Access Toolbar 1.6 การป อนข อม ล แก ไขข อม ล ลบข อม ล การป อนข อม ล ม 3 ว ธ 1. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter 2. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วกดป ม Arrow key (ล กศรส ท ศ) ท ค ย บอร ด 3. พ มพ ข อม ลท ต องการ เสร จแล วคล กป ม Enter บน Formula bar การยกเล กข อม ลท กาล งพ มพ ม 2 ว ธ ว ธ ท 1 กดป ม Esc ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กป ม Cancel บน Formula bar การแก ไขข อม ล ม 3 ว ธ 1. เล อกตาแหน งเซลล ท ต องการแก ไขข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม F2 ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กตาแหน งท จะแก ไขบน Formula bar ว ธ ท 3 ด บเบ ลคล กท ตาแหน งเซลล น น 2. ทาการแก ไขข อม ล เสร จแล วกด Enter การลบข อม ล ม 3 ว ธ เล อกตาแหน งเซลล ท ต องการลบข อม ล ว ธ ท 1 กดป ม Delete ท ค ย บอร ด ว ธ ท 2 คล กขวาเล อกคาส ง Clear Contents ว ธ ท 3 ท แท บ Home คล กล กศรลงของป ม Clear จะปรากฏคาส งให เล อกใช

11 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 8 ลบท งข อม ลและร ปแบบ ลบเฉพาะร ปแบบ เหล อข อม ลเด ม ลบเฉพาะข อม ล เหล อร ปแบบ ลบ Comment 1.7 การบ นท กเอกสาร เม อสร างแฟ มงานเสร จแล ว ต องทาการบ นท กข อม ลลงใน disk ม ข นตอนด งน 1. คล กป ม (Save) บนแถบ Quick Access Toolbar หร อคล ก File เล อกคาส ง Save หร อ Save As ก ได 2. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ ของ Save As ให กาหนดรายละเอ ยด ท ต องการเก บข อม ล 4. ท ช อง File name พ มพ ช อไฟล คล กป ม Save จะได ไฟล นามสก ล.xlsx 3. ท ช อง Save in เล อก ตาแหน งไดร ฟ และโฟลเดอร

12 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 9 2. การใช งานแผ นงานและตาราง 2.1 การทางานก บแผ นงาน (Sheet) ปกต แฟ มงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ให ใช งาน ถ าต องการเพ ม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ ม ข นตอนด งน - คล กขวาช อ sheet ท ต องการ จะปรากฏคาส งให เล อกใช แทรก/เพ ม sheet ใหม ลบ sheet ท เล อก เปล ยนช อ sheet ย ายหร อค ดลอก sheet แสดง code ท เข ยนในโปรแกรม Visual Basic ป องก นการแก ไขข อม ลใน sheet เปล ยนส ช อ sheet ซ อน/แสดง sheet เล อก sheet ท งหมด 2.2 การเล อกช วงข อม ล ไม ว าจะทาอะไรก ตามก บข อม ลใน Worksheet อย างแรกท ต องทาค อ การเล อกช วงข อม ล ซ งม หลายว ธ ด งน ว ธ การเล อก ส ญล กษณ ของเมาส เล อกข อม ลแบบเป นช วง วางเมาส เป นร ป drag คล มข อม ลท ต องการ เล อกข อม ลแบบเป นช วงห างก น Drag คล มข อม ลช วงแรก กดป ม Ctrl+drag คล มช วง อ นๆ เล อกข อม ลท งคอล มน ท งแถว คล กส วนห วคอล มน หร อห วแถวท ต องการ เล อกข อม ลหมดท ง sheet คล กจ ดต ดระหว างห วคอล มน ก บห วแถว

13 2.3 การใช งานตาราง เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 10 ในกรณ ท ค ณทางานก บตาราง แล วต องการแทรกข อม ล หร อลบตาราง ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ เช น คอล มน C ถ ง E 2. คล กขวาห วคอล มน / แถว จะปรากฏคาส งให เล อก Insert แทรกคอล มน / แถว Delete ลบคอล มน / แถว Column Width ปร บความกว างของคอล มน Hide ซ อนคอล มน / แถว Unhide ยกเล กการซ อนคอล มน / แถว หร อ ใช ป มเคร องม อในการทางานก ได ท แท บ Home เล อกจาก ห วข อ Cells 2.4 การจ ดร ปแบบข อม ลในแผ นงาน เม อพ มพ ข อม ลเสร จแล วก ทาการตกแต งข องม ลให สวยงาม ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. แถบ Ribbon ช อ Home คล กป มเคร องม อบนท ลบาร ใช ตกแต งต วอ กษร การจ ดวางข อความ จ ดร ปแบบต วเลข หร อจ ดร ปแบบข อม ลโดยการใช เมน ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการ 2. คล กขวาเล อกคาส ง Format Cells Number จ ดร ปแบบต วเลข Alignment การจ ดวางข อความ Font ชน ดของต วอ กษร Border กาหนดเส นขอบ Fill กาหนดส พ นและลาย

14 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 11 Protection ป องก นการแก ไขข อม ล 3. กาหนดรายละเอ ยดเสร จแล วคล กป ม OK 3. การจ ดร ปแบบตามเง อนไข การเพ ม เปล ยน หร อลบการจ ดร ปแบบตามเง อนไข การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 3.1 การจ ดร ปแบบแบบม เง อนไข บางคร งหากต องการกาหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ล เช น ต วเลขของเง นเด อนพน กงาน ให เป นส เข ยวเฉพาะคนท เง นเด อนไม เก น 40,000 ให ใช เร องของ Conditional Formatting ม ข นตอน ด งน

15 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e เล อกช วงข อม ลท ต องการจ ดร ปแบบ จากต วอย างเง อนไขด านบน ใช ช วงข อม ลของ Salary ไม รวมห วข อ (เล อกช วงข อม ลตาแหน ง G2-G115) 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. จะปรากฏคาส งให เล อกใช Highlight เซลล ท ตรงตามเง อนไขท กาหนด แสดงข อม ลต วเลข 10 อ นด บส งส ดหร อต าส ด แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นแบบกราฟแท ง แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ต างๆ แสดงข อม ลเป นกล มเด ยวก นด วยส ญล กษณ ไอคอน สร างเง อนไขเอง ลบเง อนไขท ไม ต องการใช งาน จ ดการก บเง อนไขท กาหนด ในท น เล อกคาส ง New Rule จะ ปรากฎไดอะล อกบ อกซ New Formatting Rule เล อก Format only cells that contain ก าหนด เง อนไขเอง จากต วอย างเล อกเป น Cell Value less than or equal to คล กป ม Format เล อกร ปแบบต วอ กษรท ต องการ คล กป ม OK

16 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การเปล ยนเง อนไขหร อร ปแบบท กาหนด หล งจากกาหนดเง อนไขในการจ ดร ปแบบข อม ลแล ว หากต องการเปล ยนเง อนไขจากเด ม เป นต วเลขของเง นเด อนพน กงานให จ ดร ปแบบโดยเปล ยนส พ นเป นส เหล อง เฉพาะคนท เง นเด อน ต งแต 30,000-50,000 สามารถแก ไขได โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม 3. เล อกคาส ง Manage Rules คล กป ม Edit Rule OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Edit Formatting Rule ให แก ไขรายละเอ ยด เสร จแล วคล กป ม 3.3 การลบร ปแบบข อม ลท กาหนดเง อนไข ช วงข อม ลท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไขท ต งไว เม อไม ได ใช งานแล ว ค ณสามารถทาการ ยกเล กเง อนไขน นได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลเด มท ทาการจ ดร ปแบบไว 2. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Styles คล กป ม

17 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e เล อกคาส ง Clear Rules ในท น เล อกคาส ง Clear Rules from Selected Cells 3.4 การค นหาเซลล ท ม การจ ดร ปแบบตามเง อนไข 1. แถบ Ribbon ช อ Home ห วข อ Editing คล กป ม 2. เล อกคาส ง Conditional Formatting 3. จะแสดงช วงข อม ลท ม การกาหนดเง อนไขให ท นท 4. การทางานก บกราฟ หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างกราฟ ชน ดของกราฟ การเปล ยนชน ดของกราฟ การลบกราฟ 4.1 การสร างกราฟ ข อม ลในโปรแกรม Excel ส วนใหญ จะเป นข อม ลเก ยวก บต วเลข หากเรานาต วเลขเหล าน น มาแสดงเป นกราฟจะทาให ข อม ลด ง ายข น ม ข นตอนด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการนามาสร างกราฟ ในท น เล อกช วงเซลล A2-B5, D2-D5 2. คล กแท บ Insert เล อกประเภทของกราฟจากห วข อ Chart จากต วอย างเล อกแบบ Column 3. จะปรากฏร ปแบบย อยให คล กเล อกได ท นท

18 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e จากน น จะแสดงร ปกราฟท สร างไว พร อมก บแถบ Ribbon ช อ Chart Tools ห วข อ Design ให กาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 4.2 การเปล ยนชน ดของกราฟ หล งจากสร างกราฟเสร จแล ว หากต องการเปล ยนแบบกราฟใหม สามารถทาได โดยม ข นตอนด งน 1. เล อกกราฟท ต องการเปล ยนร ปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design ห วข อ Type คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Change Chart Type ให คล กเล อกแบบท ต องการ

19 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การลบกราฟ กราฟท ไม ใช แล ว ต องการลบออก ม ข นตอนด งน 1. คล กกราฟท ต องการลบ กดป ม Delete ท ค ย บอร ด 5. การใช งานส ตรและฟ งก ช น 5.1 การใส ส ตรคานวณปกต 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ตาแหน งเซลล อย ท D4 2. พ มพ เคร องหมาย = แล วตามด วยตาแหน งเซลล เช น =D2*D3 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ท เซลล D4 จะแสดงผลล พธ และท Formula bar จะแสดงส ตรคานวณท กาหนดไว Formula bar 5.2 ลาด บความสาค ญของเคร องหมายทางการคานวณ การคานวณในเคร องคอมพ วเตอร ก บการคานวณจากเคร องค ดเลข ผลล พธ ท ได จะต างก น เน องจากการค านวณในเคร องคอมพ วเตอร โปรแกรมจะด ความส าค ญของเคร องหมายทางการ ค านวณด วย จ งเป นส งส าค ญอย างย งท user จะต องทราบในเร องน เพ อไม ให ผลล พธ ท ต องการ ผ ดเพ ยนไปจากปกต เคร องหมายท ใช ความหมาย ( ) วงเล บ ^ ยกกาล ง *, / ค ณ, หาร +, - บวก, ลบ ความสาค ญของเคร องหมายทางการคานวณ จะไล จากบนลงล าง บนส ดจะสาค ญส งส ด และ ล างส ดจะสาค ญต าส ด ในส ตรคานวณส ตรหน ง ถ าเคร องหมายใดสาค ญกว าก จะทาการคานวณ เคร องหมายน นก อนแล วไล ตามลาด บไปเร อยๆ

20 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การคานวณหาผลรวม หากต องการหาผลรวมของต วเลขหลายๆ ตาแหน ง เราสามารถใช ฟ งก ช นของการหา ผลรวมเข ามาช วย ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ตาแหน งเซลล อย ท H4 2. ท แท บ Home คล กป ม Sum บนท ลบาร 3. จะปรากฏส ตรคานวณ =SUM(B4:G4) ให ด ช วงข อม ลต วเลขท จะคานวณว าถ กต องหร อไม ส งเกตจากเส นประว งรอบๆ ข อม ล ถ าถ กต องแล วกดป ม Enter ถ าไม ถ กต อง drag คล มช วงข อม ล ใหม แล ว กดป ม Enter 5.4 การสร างส ตรด วยฟ งก ช นท ใช งานบ อย โปรแกรม Excel จะทาการแบ งช ดของส ตรคานวณตามประเภทการใช งาน หากต องการ ใช ส ตรค านวณประเภทใด คล กเล อกป มน นได เลย หร อคล กป ม Insert Function ก ได ส ตรค านวณท นามายกต วอย างจะเป นส ตรท ใช งานบ อยๆ ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ตาแหน งเซลล อย ท C13 2. ท แท บ Formula จะแสดงประเภทของส ตรคานวณให เล อกใช ในท น คล กป มล กศรลง ของ AutoSum 3. จะปรากฏส ตรคานวณท ใช งานบ อยๆ ให เล อก Average ส ตรการหาค าเฉล ย Count Numbers ส ตรการน บจานวนข อม ล Max ส ตรการหาค าส งส ด Min ส ตรการหาค าต าส ด More Functions ส ตรอ นๆ 4. ในท น เล อกค าส งส ด คล กท ฟ งก ช น Max drag คล มช วงข อม ลต วเลขท ต องการ เสร จแล วกดป ม Enter

21 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การสร างส ตรอย างง ายพร อมค าคงท ในส ตรคานวณบางคร งต องการอ างอ งค าตาแหน งเซลล เด ยว เวลา copy ส ตร ไม ต องการให เปล ยนแปลง เร ยกว า การอ างอ งแบบ Absolute ในต วอย างน ต องการคานวณหาผลต างระหว าง ค าใช จ าย (B3) ก บค าเฉล ย (C16) ม ข นตอนด งน 1. เล อกเซลล ท ต องการแสดงผลล พธ จากต วอย างน ตาแหน งเซลล อย ท C3 2. ใส ส ตรคานวณ =B3-$C$16 เสร จแล วกดป ม Enter 3. ทาการ copy ส ตรคานวณลงมา จะเห นว าตาแหน ง C16 จะเป นค าคงท ตลอด ไม ม การ เปล ยนแปลง 5.6 ข อผ ดพลาดท วไปเม อสร างส ตร #VALUE! หมายถ ง ในส ตรคานวณปกต ม การอ างอ งตาแหน งเซลล ท เป นต วอ กษร #NAME? หมายถ ง ช อฟ งก ช นท ใช พ มพ ผ ด 6. การเร ยงลาด บข อม ล 6.1 ลาด บการจ ดเร ยงเร มต น หากเราน าข อม ลปร มาณมาก หร อข อม ลท อย ในร ปแบบของฐานข อม ลมาสร างในโปรแกรม Excel ส วนใหญ หล งจากสร างงานเร ยบร อยแล ว ส งท จะท าต อไป ค อ การจ ดเร ยงข อม ล โดยม ข นตอนด งน 1. คล กตาแหน งเซลล ในห วข อท ต องการจ ดเร ยง 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป มบนท ลบาร เพ อเล อกเกณฑ การจ ดเร ยง Sort Smallest to Largest จ ดเร ยงจากน อยไปมาก (A Z) Sort Largest to Smallest จ ดเร ยงจากมากไปน อย (Z A) 6.2 การเร ยงลาด บข อม ลในช วงหร อตาราง 1. ตาแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. คล กป ม เพ อเป ดไดอะล อกบ อกซ Sort กาหนดรายละเอ ยดเพ มเต ม 3. ท ช องSort by เล อกห วข อหล กในการจ ดเร ยง ท ช อง Order เล อกเกณฑ การจ ดเร ยง 4. คล กป ม เพ อเพ มห วข อรอง, ห วข อท 3, 4, 5 ในการจ ดเร ยง เสร จแล ว

22 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 19 คล กป ม OK 7. การตรวจสอบความถ กต องของข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล ** การป องก นการป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน 7.1 การสร างรายการแบบรายการจากช วงของเซลล 1. คล กป ม Start บนแถบ Task bar 2. เล อก All Programs Microsoft Office เล อก Microsoft Office Word 2007 จะเป ดให ใช งานได ท นท 7.2 การป องก น การป อนข อม ลท ไม ถ กต องในแผ นงาน เพ อให การกรอกข อม ลม ความถ กต องมากย งข น เราควรจะกาหนดกฏ หร อข อบ งค บในการ ป อนข อม ล โดยม ข นตอน ด งน 1. เล อกช วงข อม ลท ต องการพ มพ 2. ท แท บ Data ห วข อ Data Tools คล กป ม 3. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Data Validation ท ห วข อ Settings

23 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e ให กาหนดเง อนไข ในท น กาหนดว า ข อม ลต วเลขท ป อนจะต องอย ในช วงต งแต เท าน น เล อกว าข อม ลท ป อนเป นชน ดไหน เล อกเคร องหมายในการเปร ยบเท ยบ กาหนดช วงต วเลขเร มต น กาหนดช วงต วเลขส ดท าย 5. คล กห วข อ Input Message ระบ ข อความท ต องการแสดงเม อตาแหน งเซลล อย ในช วง น น เป นการบอกให user ร ว าให ทาอะไร 6. คล กห วข อ Error Alert เพ อกาหนดว า ถ า user ป อนข อม ลไม ตรงตามกฎข อบ งค บ ให แสดง Message และไอคอนเต อนด วย เสร จแล วคล กป ม OK

24 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การกรองข อม ล หล งจากจบบทเร ยนน ค ณจะสามารถใช งานเก ยวก บ :- การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การยกเล กข อม ลท ทาการกรองไว การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง 8.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง การทาทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะเป นเร อง การค นหาข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง โยดม ข นตอนด งน 1. ตาแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม จะปรากฏล กศรลงท กห วข อ 3. คล กป มล กศรลงของห วข อท จะค นหา เล อกข อม ลท ต องการ ในท น คล กห วข อ Department เล อก Engineering เสร จแล วคล กป ม OK

25 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 22 ส งเกตแถบ Status bar ด านล าง จะแสดงจานวน record ท ค นหาได 8.2 การยกเล กข อม ลท ทาการกรอง (Filter) ไว 1. ตาแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter คล กป ม บนท ลบาร 8.3 การกรองค าท ไม ซ าก นหร อการเอาค าท ซ าก นออก ในการทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อใน Database เม อทาการป อนข อม ลจานวนมากๆ อาจม บาง record ท พ มพ ซ าก น โดยเราสามารถเอาค าท ซ าก นออกได ม ข นตอนด งน 1. ตาแหน งเซลล อย ในงาน database 2. ท แท บ Data คล กป ม Remove Duplicates จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Remove Duplicates 3. คล กเล อกห วข อฟ ลด ท ให ตรวจสอบข อม ลซ า ในท น เล อกฟ ลด Emp ID เสร จแล วคล ก ป ม OK 4. จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ แสดงจานวน record ท ซ าก น คล กป ม OK

26 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การกรองโดยใช เง อนไขข นส ง การกรองข อม ลท กล าวมาแล วเป นการกรองข อม ลแบบง ายๆ แต ม การกรองข อม ลอ กแบบ หน งเป นการกรองข อม ลท ซ บซ อนข น โดยสามารถเล อกแสดงผลในตาแหน งอ นได ม ข นตอนด งน 1. ทาการค ดลอกข อม ลและห วข อท ใช เป นเง อนไขในการค นหา จากต วอย างน ห วข อค อ Department และข อม ลค อ Admin. copy ไปวางไว ท ตาแหน งเซลล K1-K2 2. ตาแหน งเซลล อย ในงาน database 3. ท แท บ Data ห วข อ Sort & Filter เล อกป ม จะปรากฏไดอะล อกบ อกซ Advanced Filter ให กาหนดรายละเอ ยด แสดงผลล พธ ท ได ในงาน database น นเลย ค ดลอกผลล พธ ท ได ไปวางไว ในช วงข อม ลท เล อก ช วงข อม ลของงาน database ท งหมดท ใช ในการกรอง เล อกตาแหน งเซลล ท ใช เป นเง อนไข ค อ K1-K2 เล อกช วงข อม ลท ต องการนาผลล พธ ไปแสดง แสดงเฉพาะข อม ลท ไม ซ าก น 4. หล งจากเล อกรายละเอ ยดต างๆ เสร จแล ว คล กป ม OK 5. จะปรากฏผลล พธ ด งร ป และแสดงสร ปท แถบ Status bar ด านล าง ว าม คนท อย ในแผนก Admin. 14 คน ในจานวนพน กงานท งหมด 114 คน

27 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การใช งาน Slicer, PivotTable, PivotChart 9.1 การกรองข อม ลในช วงหร อตาราง เม อเราทางานก บข อม ลปร มาณมาก หร อฐานข อม ล นอกจากการจ ดเร ยงแล ว ก จะ เป นเร องของการกาหนดการแสดงผล ข อม ลหร อการกรองข อม ลน นเอง ม ข นตอนด งน 1. ตาแหน งเซลล อย ในงาน Database 2. ท แท บ Insert ห วข อ Pivot table คล กป ม จะปรากฏการเล อกช วงของข อม ล 3. คล กเล อกช วงของข อม ลท จะทาการกาหนด Pivot เสร จแล วคล กป ม OK 4. จะปรากฏข อม ลให เล อกด งร ปกรอบส เหล ยมส แดง เพ อกาหนดการแสดงผล

28 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e จากร ปด านบนจะเห นว าจากการใช ท งค าส ง Pivot Table และ Pivot Chart จะสามารถ แสดงผล หร อสร ป ข อม ลท ต องการได ง าย แต เน องด วยค ณสมบ ต ใหม ท ม ใน Excel 2010 น นได ม เคร องม อใหม เข ามา ค อการกาหนดการใช Slicer 6. หล งจากท ทาการกาหนด Pivot ต างๆๆแล วเราย งสามารถหาค าการแสดงผลด วย Slicer ได ด วย ค อการเล อกช วง หร อข อม ลท Highlight จะสามารถสร ปข อม ลโดยด งข อม ลจาก Pivot ต างๆ ท กาหนดมาแสดงผลอย างรวดเร ว ด งร ป

29 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การใช Slicer ให ไปท Insert และเล อก Slicer จะปรากฏฟ ลด ให ดล อกค าการแสดงผล 8. จากร ปเราสามารถเล อกการแสดงผลง ายๆ โดยการคล กท ข อม ลของแถบส Slicer ท เรา กาหนดข น โดยแถบส เข มจะเป นการแสดงข อม ลของข อม ลท เราเล อก จากร ปเป นการเล อก a. Copier b. Admin, Engineer

30 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การปร บแต งแผนภ ม แบบ Sparklines Sparklines เป นการสร าง Mini Chart หร อแผนภ ม ขนาดเล กในเซลท ต องการ ในล กษณะ ของแนวโน มท คาดว าจะเก ดข นก บข อม ลบางช ด โดยม ข นตอน ด งน 1. คล กเล อก แท บ Insert 2. เล อกร ปแบบแผนภ ม ท ต องการท กล มคาส ง Sparklines 3. เล อกกล มข อม ลท จะสร างแผนภ ม ท ช อง Data Range 4. เล อกตาแหน งเซลท ต องการวางแผนภ ม ท ช อง Location Range 5. คล กป ม OK หากต องการปร บแต งร ปแบบแผนภ ม Sparklines สามารถทาได โดย 1. คล กท แผนภ ม ท ต องการปร บแต ง 2. ปร บแต งร ปแบบแผนภ ม โดยใช เคร องม อต างๆ ได ท แท บ Design

31 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e การปร บแนวโน มของแผนภ ม เส นแนวโน ม (Trend Line) ในแผนภ ม เป นเส นท แสดงท ศทางของข อม ลท ม การเคล อนท ไป ในแนวทางใดทางหน ง ตามแนวโน มน นๆ จ งทาให ทราบถ งแนวโน มของข อม ลในอนาคต โดยเรา สามารถนาเส นแนวโน มไปใช ร วมก บ เคร องม อว เคราะห ทางเทคน คต วอ นๆ ได โดยการสร าง เส นแนวโน ม สามารถทาได โดย 1. คล กเล อกแผนภ ม ท ได สร างไว 2. เล อกแท บ Layout 3. เล อกคาส ง Trendline 4. แล วเล อกร ปแบบ Trendline ท ต องการ 5. กาหนดค าเร มต นของข อม ล 6. คล กป ม OK

32 เอกสารประกอบการอบรม Microsoft Office Excel2010 P a g e 29

33 1 การว เคราะห ข อม ลด วยMicrosoft Excel 2007 ข นตอนการเตร ยมการเพ อว เคราะห ข อม ล 1) เป ดโปรแกรม Microsoft Excel ) Click Mouse ท Office Button 3) จะปรากฎด งภาพ 4) Click Mouse ท ป ม Excel Options จะปรากฎด งภาพ

34 5) Click Mouse ท Add In เพ อทาการต ดต งโปรแกรมเพ ม จะปรากฎด งภาพ 2

35 3 6) Click Mouse เล อกท Analysis ToolPak 7) ท Manage : Excel Add-Ins แล ว Click จะปรากฎด งภาพ

36 4 8) Click Mouse ท Analysis ToolPak แล ว Click ป ม OK 9) หล งจากน นให ส งเกต ท Ribbon ท แท บ Data จะปรากฎ Data Analysis ค อ 10) Click Mouse ท Data Analysis ก จะปรากฎค าสถ ต ด งภาพ

37 5 ต วอย างการว เคราะห ข อม ลเบ องต นด วย Microsoft Excel 2007 ข อม ล (Data) ในการว เคราะห ข อม ลน นจาเป นจะต องม การเก บข อม ล อาจเก บได มาจากแบบสอบถามท สร าง ข นมา โดยการเก บรวบรวมข อม ลจากแบบสอบถามตามขนาดของต วอย างท เหมาะสม แล วสามารถใช โปรแกรม Microsoft Excel ช วยในการว เคราะห ข อม ลได ต วอย างแบบสอบถาม 1. เพศ [ ] (1) ชาย [ ] (2) หญ ง 2. อาย [ ] (1) 1-20 ป [ ] (2) ป [ ] (3) ป 3. ระด บการใช งานคอมพ วเตอร [ ] (1) ด มาก [ ] (2) ด [ ] (3) พอใช [ ] (4) ควรปร บปร ง [ ] (5) ต องปร บปร ง น าข อม ลบ นท กในโปรแกรม Microsoft Excel จากแบบสอบถามสมมต ว ากล มต วอย าง/ประชากรท ตอบแบบสอบถามม จานวน 5 คน ก จะได แบบสอบถามจานวน 5 ฉบ บ บ นท กข อม ลลงโปรแกรมด งภาพ

38 6 การว เคราะห ข อม ล ผ ทาการว เคราะห สามารถเล อกว เคราะห ข อม ลโดยท เล อกคาส งจากโปรแกรม Microsoft Excel ได ด งน ค อ 1) Click Mouse ท Tap Data แล วเล อก Click ท Data Analysis จะปรากฎด งภาพ 2) จากภาพเล อกค าสถ ต ในต วอย างให เล อกค าสถ ต Histogram แล วตอบ OK จะปรากฎด งภาพ

39 7 3) เล อกข อม ลท ต องนามาว เคราะห จากต วอย างข อม ลท เก บว เคราะห เก ยวก บเพศจะปรากฎ 4) Click ตอบ OK จะได ผลล พธ ค อ

40 8 ต วอย างการหาค าสถ ต Descriptive Statistics จากต วอย างม ข อม ลจานวน 6 ช ด ซ งม ข อม ลเก ยวก บเพศ อาย และรายได

41 9 ข นตอนการว เคราะห 1) พ มพ ข อม ลลงในโปรแกรม Microsoft Excel 2) Click Mouse ท Tap Data เล อก Data Analysis 3) เล อกสถ ต แบบ Descriptive Statistics 4) จากภาพเล อเขตข อม ลตาม Input Range 5) Group By : Colums 6) Click Mouse ท Labels in first row 7) Output options, Click เล อกท Output Range : $A$9

42 10 8) ตอบ OK จะได ผลล พธ ค อ การใช สถ ต F-test Two-Sample for Variances ต วอย างของการทดสอบน กเร ยนคะแนนสอบ 2 กล ม (จากการสอน 2 แบบ) 1) พ มพ ข อม ลน กเร ยน 2 กล มลงในโปรแกรม Microsoft Excel

43 11 2) Click Mouse เล อกชน ดสถ ต 3) เล อกเขตข อม ลด งภาพ 4) ผลล พธ

44 12 T-test Two Assuming Equal Variances 1) พ มพ ข อม ลน กเร ยน 2 กล มลงในโปรแกรม Microsoft Excel 2) Click Mouse เล อก ค าสถ ต แบบ T-test Two Assuming Equal Variances 3) เล อกเขตข อม ล 4) ผลล พธ ด งภาพ

45 13